Messutapahtuman järjestäminen


Messutapahtuman järjestäminen

Messut ovat tapahtumia, joita järjestetään kontaktien tarjoamista varten. Messujen järjestäminen on oma taiteenlajinsa, sillä messuissa on monia erityispiirteitä. Tämän tyyppisien tapahtumien järjestämisessä huomio tulee kiinnittää sekä kävijöihin että näytteilleasettajiin.

Järjestäminen lähtee aina tarpeesta

Messujen järjestäminen lähtee aina tarpeesta. Paras tilanne on se, että myös kävijöillä sekä näytteilleasettajilla on selkeä tarve messujen järjestämiseen. Messuala on superkilpailtu, joten yleensä myös menestymiseen vaaditaan suuri kysyntä. Tällä hetkellä Suomi on täynnä erilaisia messuja, jonka vuoksi erottautuminen on haastavaa.

Messujen järjestäjä saa rahansa yleensä näytteilleasettajien messupaikoista sekä lipunmyynnistä. Näytteilleasettajien hankkiminen on aina helpompaa, jos messuille nähdään tietty tarve. Messut ovat yrityksen yksi markkinointitapa ja ne vaativat yrityksiltä panostusta laaja-alaisesti muun muassa henkilöstöön, majoitukseen sekä messuosaston rakentamiseen. Tapahtuman tulee olla niin houkutteleva, että yritykset haluavat käyttää resurssejaan siihen osallistumiseen. Yritys voi puntaroida markkinointiaan esimerkiksi sosiaalisen median markkinointikampanjan ja messujen välillä, jonka vuoksi järjestäjän tuleekin vakuuttaa yritys messujen tarpeellisuudesta kertoen selkeästi potentiaaliset kävijäryhmät.

Milloin ja missä järjestää messut?

Erityisesti kesä on messujen kannalta erittäin kilpailtua aikaa, sillä Suomi on täynnä erilaisia tapahtumia. Myös kesäaikaan yritysten henkilöstö lomailee paljon, joka vaikeuttaa näytteilleasettajien hankintaa. Tärkeintä on kuitenkin miettiä koska on alan ”kuumin aika” ja järjestää messut siihen aikaan.

Messut järjestetään pääsääntöisesti messukeskuksista tai muussa vastaavissa tiloissa ja halleissa. Messukeskuksien etuna on se, että järjestäjät saavat käyttöönsä messukeskuksen alihankintapalvelut, jolloin järjestäjä voi keskittyä vain olennaisiin asioihin. Lue listaus messutiloista täältä.

Ennakkolipunmyynti

Messujen järjestäminen vaatii myös kovaa paineensietokykyä, sillä usein messujen kävijämäärän näkee vasta itse tapahtumapäivänä. Päätös messuihin osallistumisesta tehdään yleensä vasta tapahtuma viikolla, joka aiheuttaa ongelmia ennakkolipunmyyntiin. Suomessa harvat messut ovat kävijämäärän puolesta loppuunmyytyjä, jonka vuoksi kävijät ostavat yleensä lippunsa vasta messupaikalta. Jos messuille myydään pääsylippuja, tulee tapahtuman tarjota asiakkaalle laadukasta sisältöä.

Ennakkoliput ovat aina järjestäjän varmaa tuloa, jonka vuoksi messuillakin kannattaa panostaa ennakkolippujen myyntiin. Tapahtumajärjestäjän tuleekin miettiä, mikä on se keino, jolla asiakkaat saadaan ostamaan liput ennakkoon. Ennakkoon ostamisen syitä voivat olla esimerkiksi alhaisempi hinta, asioinnin helppous sekä jonojen välttäminen.

Ryhmälippujen myyntiä kannattaa painottaa myös ennakkoon, sillä sen avulla vältetään ruuhkia ovilla. Hyvä tapa on myydä myös erilaisia pakettiratkaisuja kuten messulippu ja -lounas -yhdistelmiä.

Muuta huomioitavaa

Joskus messuille on hyvä hankkia vetonaula ja oheistoimintaa, joskus taas ei. Messuilla tulee olla fokus kohdallaan ja kaiken oheistoiminnan tulee liittyä messujen ydinideaan. Oheistoiminta tuo varmasti messuille lisää ihmisiä, mutta ovatko nämä ihmiset kiinnostuneet messujen tuotteista ja ovatko näytteilleasettajat valmiita maksamaan näistä kävijöistä? Järjestäjän tuleekin pohtia tätä kysymystä kävijämäärän sekä näytteilleasettajien kannalta.

Messuja järjestettäessä kannattaa ottaa huomioon koko perhe, esimerkiksi perhelippujen muodossa. Lapsille on hyvä järjestää myös tekemistä ja ohjelmaa messuille, sillä tyytyväiset lapset ja sitä kautta vanhemmat viihtyvät messuilla myös pidempään.

Markkinointi riippuu paljon messujen alasta ja pääkohderyhmästä. Kaikille markkinointi ei ole kannattavaa, jonka vuoksi markkinoinnin kohdentaminen on erittäin tärkeää. Yksi iso osa messujen markkinoinnista on myös näytteilleasettajien houkuttelemista. Lue lisää markkinoinnista täältä.

Tämä teksti pohjautuu Jyväskylän Messujen myyntipäällikkö Hannu Mennalan haastatteluun.

Oliko jutusta sinulle apua? Vinkkaa siitä muillekkin !

Hae sivustolta