Tapahtuman checklist – tarkasta nämä ennen julkaisua

Kirjoittanut tammi 26, 2017 | 0 kommenttia


Checklist antaa oikean suunnan

Tapahtumatuottajalla on usein monta rautaa tulessa ja tapahtuman eteen joutuu tekemään hyvinkin paljon. Täytyy budjetoida, aikatauluttaa ja selvitellä lupa-asioita. Tapahtuman muistilista on hyvä keino varmistaa, että olet tarkistanut tietyt asiat ennen tapahtuman julkaisua.

Tapahtumalla on aina jokin tarkoitus. Se on erittäin tehokas markkinointiviestinnän keino, sillä ihmisiin vaikutetaan tapahtumassa monilla tavoilla. Tässä blogitekstissä paneudutaan asioihin, jotka on hyvä ottaa huomioon, ennen kuin tapahtuma on kaikkien ihmisten huulilla. Tämä checklist on vain pintaraapaisu mutta antaa käsityksen siitä mitkä asiat tulisi olla prioriteettilistan kärjessä.

Liveto auditoi säännöllisesti asiakkaiden tapahtumia ja muistuttaa mikäli jotain tärkeätä meinaa jäädä hoitamatta

Liveto auditoi säännöllisesti asiakkaiden tapahtumia ja muistuttaa mikäli jotain tärkeätä meinaa jäädä hoitamatta

 

Kehitä tapahtumallesi tavoite

Kuten kaikessa liiketoiminnassa, tulee visio ja tavoite olla kohdillaan ennen kuin mitään lähdetään toteuttamaan. On hyvä miettiä jo heti alkuun, miksi tapahtuma toteutetaan? Kenelle tapahtuma on suunnattu? Millä tavoin tapahtuman onnistumista mitataan? Näihin kysymyksiin vastaamalla lähdet rakentamaan tapahtumaasi oikeaan suuntaan jo alkumetreillä.

 

Luo budjetti

Tapahtumaa tehdessä tulee usein mentyä ja tehtyä päätöksiä ilman, että miettii menoja. Sokeana rahan käyttäminen onnistuneen tapahtuman toivossa ei kannata. Kokonaisbudjetin lisäksi olisi hyvä luoda budjetti myös esimerkiksi markkinoinnille, tapahtumapaikan menoille, yhteistyökumppaneille jne. Lisäksi erilaiset palaverit ja matkat liittyen tapahtumaasi vievät paitsi aikaa niin myös rahaa.

 

Rakenna tapahtuma huolellisesti ja ota selvää lupa-asioista

Lyö lukkoon päivämäärät, tiedota tapahtumasta kattavasti kohdeyleisölle, panosta markkinointiin ja varmista, että lipunmyynti on asiakkaille vaivatonta. Käy tapahtumapaikalla ja varmista, että tiedät niin sisäänkäynnit kuin muutkin reitit kyseisessä lokaatiossa. Otathan selvää tarvittavista luvista. Lupa-asiat voivat viedä yllättävänkin kauan, lue esimerkiksi pelastussuunnitelmasta täältä. Liveton blogissa on muutama erittäin hyvä teksti, joista saat varmasti apua tapahtuman lupa-asioihin ja esimerkiksi jätehuoltoon.

 

Viesti kattavasti mahdollisille asiakkaille

Budjetin ja kaikkien suunnitelmien lisäksi markkinointisuunnitelma on erityisen tärkeä. Markkinointi tapahtuu suurimmalta osin, kun tapahtuma on jo kaikkien huulilla. Ennen tapahtuman julkaisua on kuitenkin hyvä luoda suunnitelma siitä, miten ja missä tapahtumaa markkinoidaan. Sosiaalisen median voima on suuri, joten hyödynnä sitä. Lipunmyynnistä, erilaisista lippukampanjoista, kilpailuista, esiintyjäjulkaisuista, aikatauluista, tapahtumapaikasta ja kulkuyhteyksistä kannattaa tiedottaa laajasti niin kotisivuilla kuin sosiaalisessa mediassakin. Varmista myös, että joku vastaa asiakkaiden kysymyksiin.

 

Mikäli sinulla tai tuttavallasi on rakenteilla tapahtuma, olethan meihin yhteydessä! Liveton tapahtumamyyntipalvelu auttaa sinua rakentamaan tapahtumastasi menestyksekkään!

 

Oletko kyllästynyt huonoon asiakaspalveluun? 95% käyttäjistä suosittelee Livetoa.

 

Erinomainen asiakaspalvelu

 

Lisää kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

css.php