Tapahtumakutsu osana tapahtumaviestintää

Kirjoittanut heinä 13, 2017 | 0 kommenttia


Tapahtumakutsu ja kutsuprosessi ovat osa sellaisia tapahtumia, joiden kohderyhmä on rajattu. Tällaisia ovat yleensä pienemmät, intiimimmät tapahtumat kuten vaikka esimerkiksi gaalat ja bisnestapahtumat. Tapahtumakutsujen lähettämiseen liittyy omat olennaiset seikkansa, vaikka pätevät nämä myös osittain avoimien tapahtumienkin viestintään. Alta löydät vinkkimme tapahtumakutsuihin liittyen.

Suunnittele tapahtumakutsu huolella ja lähetä se ajoissa

Suunnittele kutsun sisältö ja visuaalinen ilme huolella. Kutsun tulisi mukailla tapahtuman muuta viestintää ja tunnelmaa.  Kutsu toimii tapahtumasi käyntikorttina ja ratkaisee sen, kiinnostuvatko vastaanottajat tapahtumastasi vai ei. Pidä kutsusi tarpeeksi lyhyenä, mutta kuitenkin houkuttelevana. Mieti, mikä informaatio on olennaista sisällyttää kutsuun ja mitkä tiedot voit toimittaa myöhemmin tai muissa kanavissa, jotta vältät informaatiotulvan.

Varaa kutsujen lähettämiselle tarpeeksi aikaa. Riittävä aika riippuu tapahtumasi luonteesta ja Kutsut kannattaa toimittaa tarpeeksi ajoissa ja pitää yhteydenpito osallistujiin järjestelmällisenä ja suunniteltuna.

Monet suosivat sähköisesti lähetettävää kutsua, mutta mikset voisi yllättää myös etanapostilla lähtevällä fyysisellä kutsulla. Vaikka kutsu lähtisikin postitse, voi ilmoittautumisen silti järjestää sähköisenä, mikä on ehkä suositeltavinta sen helppouden vuoksi. Varmista, ettei sähköisesti lähtevä kutsusi päätyisi roskapostiin ja lue vinkkimme toimivaan uutiskirjeeseen, joita voi soveltaa tapahtumakutsuissa.

Sisällytä kutsuusi tapahtumasi kotisivujen ja some-kanavien osoitteet. Näistä kanavista kutsun saanut saa tapahtumasta lisätietoja, jotka voivat rohkaista häntä tekemään lopullisen päätöksen tapahtumaan osallistumisesta.

Testaa kutsuasi etukäteen lähettämällä se jollekin tuttavallesi, joka ei kuitenkaan ole ollut osallisena kutsun valmistelussa. Keräämällä palautetta ja tekemällä tarvittavia korjauksia varmistat kutsusi toimivuuden.

Järjestä helppo ilmoittautuminen (ja peruminen!)

Anna kutsussasi selkeät ohjeet ilmoittautumiselle, esimerkiksi hyperlinkin kautta joka ohjaa ilmoittautumislomakkeelle. Kerää osallistumisen kannalta olennaiset tiedot ja varmista että ilmoittautuminen on tarpeeksi helppoa, jottei osallistumiset jää vaivalloisuuden vuoksi vähäiseksi. Ilmoittautumisjärjestelmiä, jotka helpottavat kutsujen lähettämistä ja ilmoittautumisen järjestämistä tarjoavat suomessa esimerkiksi Eventio ja Lyyti.

Lähetä osallistujalle automaattinen vahvistusviesti ilmoittautumisesta. Kiitä ilmoittautunutta o Ilmoittautuneella tulisi olla mahdollisuus myös muokata ilmoittamiaan tietoja ja myös mahdollisuus ilmoittautumisensa perumiseen.

Älä jätä kutsuprosessia ilmoittautumiseen, vaan pidä osallistujat loopissa ja varmista, että heidän mielenkiintonsa pysyy yllä tapahtumaan asti. Voit esimerkiksi lähettää ennakkolahjan tai tarjouksen, jonka osallistuja voi lunastaa tapahtumapaikalla tai tarjota muuten mielenkiintoista tietoa tapahtumasta, mikä rohkaisee osallistumaan.

Lähetä muistutusviesti esimerkiksi päivää tai kahta ennen itse tapahtumaa. Lähetä se mahdollisuuksien mukaan vaikka osallistujan puhelimeen, niin se ei ainakaan jää huomaamatta.

 

Psst! Livetolla voi pian olla ässä hihassa tapahtumien ilmoittautumiseen liittyen. Pysy ajan tasalla Liveton kehityksestä ja tilaa tapahtumajärjestäjiemme uutiskirje tästä!

Lisää kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *