Tapahtuman peruuntuminen – mitä seuraavaksi?

Kirjoittanut heinä 3, 2017 | 0 kommenttia


Tapahtuman peruuntuminen – mitä seuraavaksi?

Valitettavasti kaikki ei mene aina suunnitelmien mukaan ja joskus – onneksi hyvin harvoin – tapahtuma joudutaan perumaan. Tapahtuman peruuntuminen on suuri menetys paitsi asiakkaille niin myös järjestäjälle, onhan järjestäjällä kiinni rahallinen panostus tapahtumassa.

Tapahtuma voi peruuntua järjestäjälle riippumattomista syistä. Tapahtuman esiintyjä on saattanut sairastua ja kiertue peruuntua. Sääolosuhteillekaan järjestäjä ei mitään voi. Muistatte varmaankin vuoden 2010 epäonnisen Sonispheren, jota voimakas kesämyrsky riepotteli.

Mikäli tapahtuma ei ole tavoittanut kohdeyleisöään ja kiinnittänyt tarpeeksi huomiota, voi ennakkomyynti jäädä vähäiseksi. Tällöin järjestäjä joutuu mahdollisesti tekemään ikävän ratkaisun ja tiedottamaan peruuntumisesta. Näin kävi tänä kesänä, kun Finnish Sauna Festivalin järjestäjät peruuttivat Turun festivalin Helsingin tapahtuman yleisökadon takia.

 

Miten tiedottaa tapahtuman peruuntumisesta?

Tapahtuman peruuntumisesta tulee tietysti tiedottaa asiakkaita. Sosiaalisen median voima on jo monesti todettu, joten useimmiten järjestäjät tiedottavat peruuntumisesta tapahtuman kotisivujen lisäksi Facebookissa. Asiakkaat, jotka ovat osallistuneet Facebook-tapahtumaan, saavat ilmoituksen heti.

Liveto tiedottaa asiakkaita myös sähköpostitse peruuntumisista. Tällöin asiakas saa viestin tilauksen yhteydessä ilmoittamaansa sähköpostiin, jossa kerrotaan tapahtuman peruuntumisesta ja mahdollisista palautuksista. Huomaathan, että organisaatioilla saattaa olla erilaiset tavat ilmoittaa peruuntumisista,

 

Ennakkolippujen palautus

Normaalisti Livetolla ei ole vaihto- tai palautusoikeutta jo ostettuihin ennakkolippuihin. Tapahtuman peruuntuessa teemme kuitenkin poikkeuksen ja palautamme asiakkaille lippurahat. Tällöin tulee huomioida, että Liveto pidättää palautuksista palvelumaksun 1,50 euroa tai 2,50 euroa riippuen lipun hinnasta. Järjestäjä voi halutessaan palauttaa palvelumaksut asiakkaille, jolloin palautamme asiakkaalle koko summan ja luomme järjestäjälle laskun palvelumaksuista. Tämä on järjestäjän päätettävissä.

 

Uusi tapahtuma peruuntuneen tilalle?

Mikäli järjestäjä haluaa kuitenkin järjestää tapahtuman myöhemmin, voi jo ostetut liput käyttää uuteen tapahtumaan. Useimmiten asiakkaalle annetaan mahdollisuus valita joko lippupalautus tai lipun käyttäminen uuteen tapahtumaan myöhemmin. Mikäli palautus suoritetaan, mitätöidään tilaus Liveton toimesta.

Vaikka käsittelemmekin tapahtuman peruuntumista, järjestetään lähes kaikki tapahtumat ongelmitta. On kuitenkin hyvä varautua peruuntumisiin, sillä kaikki ei aina mene suunnitelmien mukaan.

Aurinkoista kesää ja onnistuneita tapahtumia!

 

Tarvitsetko apua tapahtuman pystyttämisen kanssa? Me haluamme auttaa sinua – soita rohkeasti!

 

menestyvä tapahtumajärjestäjä

 

Lisää kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *