Venue ja sen valinta – huomioi nämä 4 seikkaa

Kirjoittanut kesä 22, 2017 | 0 kommenttia


Tapahtuman järjestämiseen kuuluu monia päätöksiä ja yksi tärkeimpiä näistä on tapahtumapaikan, eli venuen valinta. Venue vaikuttaa pitkälti kaikkeen ja toimii näin ikään tapahtuman perustuksena. Tapahtumapaikkaa etsiessä tulee keskiössä pitää tapahtuman kohderyhmä, osallistujien lukumäärä sekä tapahtuman luonne. Tarkemmat huomiot venuen valintaan liittyen löydät alta.

 

1 Venuen soveltuvuus

Paras mahdollinen tapahtumapaikka riippuu pitkälti tapahtuman luonteesta ja sen kävijöistä. Koko perheen tapahtumilla, festareilla ja bisnestapahtumilla onkin hyvin erilaiset tarpeet tapahtumavenuen osalta. Tarkista, minkälaiset puitteet venue tarjoaa ja vastaavatko ne tapahtumasi tarpeita. Huomioi mm. venuen arkkitehtuuri, sisustus ja käytännön asiat kuten sisään- ja uloskäynnit.

Tapahtumapaikan maksimikapasiteetti on olennaisen tärkeä seikka . Järjestäjän tulee osata arvioida paljonko kävijöitä on tapahtumaan tulossa. Kapasiteetti ei myöskään saa ylittyä jo turvallisuuden vuoksi.

 

2 Sijainti

Tapahtumapaikan sijainti on merkittävässä asemassa, mutta sama sijainti ei ole välttämättä kaikille tapahtumille se ideaalein. Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että sijainti joka on keskeisellä paikalla tai ainakin hyvien kulkuyhteyksien päässä on aina positiviista – tapahtumaan saapuminen ja sieltä poistuminen on tällöin vaivattomampaa. Toisaalta hyvät auton parkkeerausmahdollisuudet voivat olla tietynlaisissa tapahtumissa hyvinkin olennaiset.

Tapahtuman kesto voi myös vaikuttaa sijaintiin puolin ja toisin. Mikäli kyseessä on useamman päivän tapahtuma ja siihen on mahdollista yhdistää helposti majoitus ja mahdollisesti myös kuljetus, voi tapahtumapaikka sijaita syrjemmässäkin.

 

3 Hinta ja budjetti

Useimmiten tapahtumapaikan vuokraus on yksi suurimpia yksittäisistä kulueristä tapahtumaa järjestettäessä. Tapahtumapaikka kannattaa siis valita huolella ja siihen liittyvien prioriteettien olla selvät. Huomioi tarjouksia saadessasi se, mitä kohteen vuokraus pitää sisällään, tai ylipäätään sisältääkö se mitään lisäpalveluita? Jotkin tapahtumapaikat saattavat tarjota lisäksi esimerkiksi henkilökuntaa, tarjoilua, teknologiaa tai jätehuoltoa.

Alueen vuokraamisen ajankohdalla voi olla merkittävä vaikutus hintaan, joten jos haluat säästää kustannuksissa ja jos vain on mahdollista, kannattaa päivämäärän kanssa olla joustava ja käyttää sitä neuvotteluvalttina hinnassa.

 

4 Saatavuus

Suositut tapahtumapaikat ovat kuumaa tavaraa ja siksi tapahtumapaikan varaaminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, etenkin jos tapahtumasi ajankohta on esim. keskikesällä jolloin on paljon muitakin tapahtumia. Huomioi myös mahdollisuus ylitarjonnalle suunnittelemanasi ajankohtana – jos samaan aikaan on samalle kohderyhmälle suunniteltuja tapahtumia liiaksikin, saattaa se syödä kävijämääriäsi.

Kysy tapahtumapaikoista paikallisilta tahoilta ja muilta järjestäjiltä. Pienempiä tapahtumapaikkoja yksityis- tai yritystilaisuuksia varten voit katsoa etukäteen esimerkiksi Venuu.fi -palvelusta.

 

Haluatko testata alan moderneinta palvelua ilmaiseksi? Avaa ilmainen tili heti!

venue

 

Lisää kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *